Všeobecné obchodní podmínky služby a reklamační řád “Docare – předávání dokladů” platné od 1.2.2022

1) Úvodní ustanovení

1. Tyto všeobecné obchodní podmínky (dále jen “VOP”) upravují vzájemná práva a povinnosti stran vzniklé v souvislosti nebo na základě užívání informačního systému Docare (dále jen “Systém”).

2) Definice některých pojmů

1. Poskytovatel. Společnost Docare, s.r.o., IČO 11940611, se sídlem Nový Malín 154, 788 03 Nový Malín je provozovatelem a poskytovatelem Systému.
2. Klient. Klientem je fyzická nebo právnická osoba, která v rámci své podnikatelské činnosti uzavře s Poskytovatelem smlouvu o spolupráci prostřednictvím objednávky služeb, která se řídí těmito VOP a na jejímž podkladě je Klient oprávněn užívat Systém.
3. Subjekt. Subjektem je fyzická nebo právnická osoba, která je uživatelem služeb poskytovaných Klientem a která za tímto účelem předává Klientovi objednávky, smlouvy, faktury, jiné účetní doklady, dokumenty a jiné listiny.
4. Doklad. Dokladem jsou objednávky, smlouvy, faktury, jiné účetní doklady, dokumenty a jiné listiny předávané Subjektem Klientovi při čerpání služeb poskytovaných Subjektem.
5. Systém je nástroj pro odesílání Dokladů pomocí aplikace nebo emailem, jejich příjem, prohlížení a další zpracovávání. Systém je Provozovatelem zpřístupněn Klientovi a Subjektu prostřednictvím aplikací dostupných na webovém rozhraní. Klient a Subjekt mají dále možnost pracovat se Systémem prostřednictvím mobilní aplikace. Systém se skládá z několika částí:
• z webových stránek (dále jen “Portál”),
• desktopové aplikace pro příjem Dokladů, prohlížení a detailní práci s Doklady (dále jen “Desktopová aplikace”)
• aplikace sloužící k focení a zasílání Dokladů do Systému prostřednictvím mobilního telefonu na platformě Android a iOS (dále jen “Mobilní aplikace”).

3) Obsah služby

1. Poskytovatel je provozovatelem webových stránek na doméně docare.cz a s tím souvisejícího Systému, který mezi Klientem a jím spravovanými Subjekty umožňuje předávání Dokladů v elektronické podobě.
2. Systém umožňuje řadu volitelných funkcionalit, které jsou Klientovi a Subjektu k dispozici prostřednictvím jednotlivých rozhraní systému.
3. Klient má právo určit jednu nebo více osob (dále jen “Uživatel”) a umožnit jim práci se Systémem. Každý Uživatel má k dispozici sadu funkcionalit Systému dle role, do které ho Klient zařadí. Za činnost uživatelů při práci se Systémem odpovídá Klient.
4. Systém rozlišuje dvě role Uživatelů: Odesílatel a Účetní.
• Uživatel v roli Odesílatel:
• Pracuje s Mobilní aplikací.
• Je vždy přiřazen k jednomu, nebo více Subjektům.
• Je oprávněn do Systému, k jemu přiřazeným Subjektům, posílat Doklady v elektronické podobě.
• Je oprávněn prohlížet Doklady, které jsou přiřazeny k jeho Subjektům, ať už je vložil kterýkoliv Uživatel.
• Je oprávněn u svých Subjektů přiřazovat k Dokladům komentáře a číst u takových Dokladů komentáře ostatních Uživatelů.
• Je oprávněn dostávat notifikace na zařízení, na kterém je Mobilní aplikace instalována.
• Uživatel v roli Účetní je oprávněn:
• objednávat služby podle článku 5) těchto VOP.
• vytvářet, upravovat a deaktivovat Subjekty, které má právo spravovat Klient.
• přidávat Odesílatele a přiřazovat je do jednotlivých Subjektů.
• přizvat ke správě systému další kolegy do role Účetní. Takový kolega musí potvrdit svou emailovou adresu a následně po dokončení registrace bude mít všechna práva a povinnosti, jako Uživatel, který ho do Systému přizval.
• měnit údaje Klienta, uložené v Systému.
• zobrazit Doklady vložené Uživateli u jemu přístupných Subjektů.
• přiřazovat k Dokladům další údaje pro jejich snazší budoucí rozdělení a identifikaci.
• přesouvat Doklady mezi jím spravovanými Subjekty.
• k Dokladu nechat vygenerovat Časové razítko, (služba je zpoplatněna samostatně).

4) Registrace Klienta

1. Podmínkou uzavření smlouvy je dokončení procesu registrace prostřednictvím Desktopové aplikace nebo Portálu, a to vyplněním registračního formuláře pomocí platných údajů a následným ověřením emailové adresy Klienta prostřednictvím PINu pro aktivaci účtu, který bude zaslán na emailovou adresu Klienta zadanou při registraci. Po dokončení registrace Klienta bude Uživatel s emailovou adresou použitou při registraci přiřazen do role Účetní.

5) Objednání služeb

1. Objednáním kterýchkoliv z nabízených služeb Systému Klient souhlasí s těmito VOP.
• Klient může kdykoliv objednat předplatné služby Systému pro další období. Období objednaného předplatného může začínat nejdříve den následující po dni, kdy Klientovi končí jeho aktuální předplatné.
• Klient může kdykoliv v průběhu předplatného navýšit maximální počet jím spravovaných Subjektů za stanovený poplatek.
• Klient si může objednat Časová razítka pro označování dokladů v Systému.
• Na základě objednávky služeb Systému vystaví Poskytovatel Klientovi Proforma fakturu se splatností 20 dní od vystavení a zašle ji Klientovi elektronickou formou. Po připsání částky na účet Poskytovatele bude Klientovi daná služba Systému poskytnuta a Poskytovatel vystaví Klienti daňový doklad za poskytnuté služby. Daňový doklad bude odeslán na emailovou adresu uvedenou Klientem. Klient souhlasí s tím, aby mu byly faktury zasílány elektronicky, ve formátu PDF nebo jiném vhodném formátu.

6) Cena plnění a platební podmínky

1. Tento článek upravuje ceny za služby spojené se Systémem Docare.
2. Všechny ceny jsou uvedeny bez DPH, není-li uvedeno jinak. DPH bude k cenám připočteno v zákonné výši platné v době plnění Poskytovatele.
3. Klient má k dispozici zkušební dobu 3 kalendářní měsíce, počínaje dnem jeho registrace, po kterou má možnost si zdarma otestovat funkce Systému. V rámci tohoto období má Klient možnost spravovat až 10 Subjektů.
4. Měsíční cena za služby spojené se Systémem je platná pro období následujícím po zkušební době.
• Cena za správu jednoho subjektu je 100,- CZK za každý započatý měsíc
5. Cena za vydání jednoho Časového razítka je 4,- CZK

7) Práva a povinnosti smluvních stran

1. Poskytovatel je povinen poskytovat plnění v souladu s objednávkou Klienta a těmito VOP.
2. Poskytovatel je oprávněn zpracovávat údaje, které jsou nutné pro provoz Systému.
3. Poskytovatel je oprávněn za účelem naplnění jednotlivých funkcionalit Systému pomocí automatizovaných systémů analyzovat data Dokladů. Tato data jsou určena pro automatizované zpracování dokladu, jeho indexaci, následné vyhledávání a také pro možnost následného digitálního převedení do systému třetích stran.
4. Poskytovatel nenese žádnou odpovědnost za správnost dat získaných analýzou Dokladu.
5. Poskytovatel nenese žádnou odpovědnost za újmu včetně škody, která Klientovi, Uživateli, Subjektu vznikne nesprávným vkládáním Dokladů a údajů v souvislosti s užíváním Systému
6. Klient odpovídá za řádné užívání Systému v souladu s těmito VOP. Za tímto účelem se Klient zavazuje:
• data získaná z Dokladů za využití Systému před jejich následným použitím zkontrolovat, a to jak z hlediska správnosti, tak úplnosti
• nezpracovávat prostřednictvím Systému Doklady, které podléhají zákonu č. 412/2005 Sb. o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů, Doklady, které nejsou součástí obchodní korespondence mezi Klientem a Subjektem, Doklady mající sexuální a násilný podtext (ani žádné z uvedených do Systému nevkládat).
• neumožnit užívat systém jiné osobě k její podnikatelské činnosti
• neužívat Systém (jakoukoliv z jeho částí) žádným jiným způsobem, který by mohl narušit práva Poskytovatele, zejména jakkoli měnit či dekompilovat Aplikaci, ani podnikat podobné kroky za účelem získání zdrojového kódu Aplikace nebo z vygenerovaných dokladů odstraňovat či měnit ochranné známky či označení Poskytovatele
• seznámit všechny jím pověřené Uživatele s právy a povinnostmi, vyplývajícími z těchto VOP
7. Poskytovatel je oprávněn pozastavit činnost Systému nebo jejich částí, bez upozornění a náhrady škody, popř. újmy, pokud:
• Dojde k mimořádné situaci, jako je zásah vyšší moci.
• Klient (Uživatel) do Systému opakovaně vkládá Doklady, které jsou v rozporu se zákony České republiky a s ujednáním těchto VOP.
• Klient (Uživatel) porušuje podmínky vyplývající z těchto VOP.

8) Ochrana dat a informací

1. Veškeré informace poskytnuté Poskytovatelem Klientovi se považují za důvěrné a za obchodní tajemství. Klient se zavazuje, že nebude informovat třetí osoby o existenci a o obsahu jakékoliv smlouvy uzavřené mezi Poskytovatelem a Klientem. Klient nesmí bez předchozího výslovného písemného souhlasu Poskytovatele poskytnout nebo zpřístupnit třetím osobám jakékoliv informace nebo dokumenty, které se vztahují k jakékoliv smlouvě mezi Poskytovatelem a Klientem, která mu již byla a/nebo bude Poskytovatelem předána nebo jinak zpřístupněna. Předchozího výslovného písemného souhlasu je rovněž třeba v případě poskytování informací Klientem jím spravovaným Subjektům v souvislosti s plněním jakékoliv smlouvy mezi Poskytovatelem a Klientem. Strany jsou povinny zajistit utajení důvěrných informací i u svých zaměstnanců, zástupců, jakož i jiných spolupracujících třetích stran, pokud jim takové informace byly poskytnuty. Pokud by došlo k situaci, u které lze důvodně předpokládat ohrožení důvěrnosti důvěrných informací, zavazuje se smluvní strana, u které tato situace nastala, oznámit tuto skutečnost bez zbytečného odkladu druhé smluvní straně. Závazky vyplývající z tohoto ustanovení zůstávají v platnosti i po ukončení jakékoliv smlouvy mezi Poskytovatelem a Klientem.
2. Za důvěrné informace se považují zejména informace o právech a povinnostech stran, cenová ujednání, informace týkající se některé ze smluvních stran, Subjektů, Uživatelů, do Systému vložené Doklady, know-how, vrstvy Systému a jeho funkcionality.

9) Ochrana osobních údajů

1. Klient (Uživatel) souhlasí se zpracováním svých osobních údajů, které byly poskytnuty do Systému za účelem správné funkcionality Systému.
2. Poskytovatel zpracovává a užívá údaje Klientů a Uživatelů, jež mu byly poskytnuty. Předmětné údaje nesmí být zpřístupněny ani poskytovány třetím osobám, s výjimkou
• zpřístupnění zaměstnancům Poskytovatele,
• případů, kdy to bude nezbytné ke splnění zákonné povinnosti,
• osobám provozujícím systémy platební metody zvolené Klientem, je-li to zapotřebí k realizaci platby
3. Osobní údaje Klientů (Uživatelů) zpracovává Poskytovatel po dobu nezbytnou k plnění závazků dle těchto VOP a povinností stanovených zákony.
4. Klient bere na vědomí, že má vůči Poskytovateli právo (i) na přístup k osobním údajům, (ii) na opravu nepřesných nebo nepravdivých osobních údajů, dále práva (iii) požadovat vysvětlení v případě podezření, že zpracováním jejích osobních údajů je narušena ochrana jejího osobního a soukromého života nebo že osobní údaje jsou zpracovávány v rozporu s právními předpisy, (iv) požadovat nápravu situace, která je v rozporu s právními předpisy, zejména formou zastavení nakládání s osobními údaji, jejich opravou, doplněním či odstraněním, (v) obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, (vi) na výmaz osobních údajů, nejsou-li již osobní údaje potřebné pro účely, pro které byly shromážděny či jinak zpracovány, anebo zjistí-li se, že byly zpracovávány protiprávně, (vii) na omezení zpracování osobních údajů, (viii) právo na přenositelnost údajů a (ix) právo vznést námitku, po níž zpracování jejích osobních údajů ukončí, neprokáže-li se, že existují závažné oprávněné důvody pro zpracování, jež převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, zejména, je-li důvodem případné vymáhání právních nároků.

10) Odpovědnost za škodu, reklamace a zákaznická podpora

1. Klient odpovídá za správnost údajů uvedených při registraci do Systému a zavazuje se tyto aktualizovat tak, aby byly v souladu se skutečným stavem.
2. Reklamace služeb poskytovaných prostřednictvím Systému je Klient povinen uplatnit:
• e-mailem na e-mailovou adresu: podpora@docare.cz
• poštovní zásilkou odeslanou na adresu Poskytovatele Docare, s.r.o., Nový Malín 154, 788 03 Nový Malín.
3. Součástí reklamace musí být identifikace Klienta, podrobný popis reklamované vady Systému či vzniklého problému včetně kopie obrazovky či jiného řádného popisu chyb, chybových hlášení, atp. případných chybových hlášení. Klient je povinen poskytnout na vyžádání Poskytovatele veškeré s reklamací související dokumenty, informace a údaje. Poskytovatel není odpovědný za případná prodlení vzniklá v souvislosti s nedostatečnou součinností Klienta.
4. Lhůta pro vyřešení reklamace se dohodou stran stanoví v délce 30 dnů od doručení oznámení vad Poskytovateli. Je-li však k posouzení reklamace nutná součinnost Klienta či třetích osob, popř. brání-li jiné podstatné okolnosti vyřešení reklamace v uvedené lhůtě, prodlužuje se lhůta pro řešení reklamace o dobu, než bude požadovaná součinnost poskytnuta, popř.odpadnou jiné podstatné okolnosti bránící vyřešení reklamace.
5. Klientská podpora je Poskytovatele je poskytována:
• formou e-mailové komunikace na adrese podpora@docare.cz
• na telefonické lince č., 736 653 047
• a to v pracovních dnech od 9.00 do 17.00 hod.

11) Závěrečná ustanovení

1. Provozovatel je oprávněn kdykoliv jednostranně provést změnu VOP.